Privacyverklaring

Privacyverklaring

Iedere dag zetten we ons in om mensen te ondersteunen in hun dagelijks leven. Wij snappen dat elke ondersteuningsvraag maatwerk vereist. Om de juiste zorg en ondersteuning aan onze zorgvragers te bieden en deze waar nodig en mogelijk te verbeteren hebben we informatie nodig.

Informatie van de zorgvrager, de belangenbehartiger, de medewerker en andere professionals die bij de ondersteuning betrokken zijn. Uiteraard doen we dit niet zomaar. We gaan zorgvuldig om met jouw privacy. Daarom verzamelen we niet meer persoonsgegevens dan nodig. Ook bewaren we ze niet langer dan noodzakelijk.

Op deze webpagina vind je onze privacy principes. We beschrijven wat je in ieder geval moet weten over wat we met jouw gegevens doen. Daarnaast lees je wat jouw rechten zijn.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Vivens Nederland (kvk: 67336124). Deze verklaring is ook van toepassing op bij Vivens Nederland aangesloten (toekomstige) rechtspersonen.

Laatste update 1 augustus 2018

Je bent een bezoeker van deze website

AVG Instellingen

Bij Vivens Begeleiding willen wij zorgvuldig omgaan met jouw gegevens. Wij gebruiken geen tracking technologie op onze website. Wij verzamelen wel website bezoekstatistieken en noodzakelijke technische cookies om het gebruik van de website te optimaliseren. Zo kan de website zichzelf bijvoorbeeld aanpassen zodra je deze met een mobiele telefoon bezoekt.

De Privacy Policy voor websitebezoekers geldt voor iedereen die de website bezoekt.

Disclaimer

Vivens Begeleiding heeft met uiterste zorg de inhoud van deze website samengesteld en doet er alles aan om de teksten actueel en juist te houden. Toch kan het voorkomen dat de inhoud niet in alle gevallen actueel is. Om die reden kunnen aan de gegevens op deze site geen rechten worden ontleend.

Alle (auteurs-)rechten op de inhoud van deze website (teksten, logo’s) en het gebruik van (zelf gemaakte) afbeeldingen komen toe aan Vivens Begeleiding. Voor het overnemen van informatie dien je vooraf schriftelijk toestemming te vragen.

Kom je een onjuistheid tegen of heb je een vraag over deze disclaimer, dan kun je een e-mail sturen naar info[at]vivens.nl

Website statistieken

Vivens Begeleiding maakt gebruik van cookies waarmee het surfgedrag geanonimiseerd verwerkt kan worden tot grafieken en patronen die ons helpen om onze website te verbeteren en te optimaliseren en inzicht te krijgen in het gedrag van bezoekers op onze website. Zo kunnen we zien hoe lang welke pagina bezocht wordt en naar welke pagina doorgeklikt wordt.

Functionele cookies

Onze website is gebouwd in WordPress. Tijdens jouw bezoek maakt WordPress gebruik van cookies om bijvoorbeeld te controleren welke browser of welk apparaat je gebruikt om de website te bezoeken. Deze cookies worden gebruikt voor een goede werking van de website.

Gebruik van cookies

Vivens Begeleiding maakt gebruik van functionele cookies om de functionaliteit van bepaalde pagina’s van de website te optimaliseren. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een pagina van de website op de computer van de bezoeker worden geplaatst. In zo’n cookie wordt informatie opgeslagen zoals bepaalde voorkeuren die je hebt.

Wij gebruiken cookies om je instellingen en voorkeuren te onthouden. Hierdoor wordt de website gebruiksvriendelijker. Je kunt deze cookies uitzetten via je browser, zie bijvoorbeeld de toelichting van de Consumentenbond voor uitleg.

Privacy- en cookieverklaring

Wij respecteren de privacy van bezoekers van onze website en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die je ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Verwerking van de persoonsgegevens gebeurt op een wijze, die in overeenstemming is met de eisen die de AVG stelt.

Beveiliging

De gegevens die je als bezoeker aan Vivens Begeleiding verstrekt, worden in een beveiligde omgeving opgeslagen.

Doeleinden van de gegevensverwerking

Je persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten ter zake onze diensten en het beheren van de daaruit voortvloeiende relaties, met inbegrip het uitvoeren van activiteiten gericht op de vergroting van het klantenbestand.

Als je een contact- sollicitatie- of aanmeldformulier op de website invult, of ons een e-mail verstuurt, dan worden de gegevens die je ons toestuurt bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van je e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en (toekomstige) afhandeling daarvan.

Gegevens die jij via de website aan ons verstrekt worden niet aan derden verstrekt, met uitzondering van de volgende leveranciers (Mailchimp, WordPress & Cognitoforms) waar deze gegevens worden verwerkt. Hoe zij met jouw gegevens en privacy omgaan kun je nalezen op hun website.

Social Media

Op deze site zijn buttons opgenomen om pagina’s te kunnen promoten of te delen op sociale netwerken zoals bijvoorbeeld Facebook en Twitter. Deze buttons worden gerealiseerd door code die wordt aangeleverd door deze kanalen zelf. Deze code plaatst onder meer een cookie (zie boven). Lees de privacyverklaring van deze social media knalen (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te zien wat zij met je persoonsgegevens doen die zij met deze code verwerken.

Inzage, correctie en recht van verzet

Indien je een overeenkomst met Vivens Begeleiding hebt, heb je de mogelijkheid je persoonlijke gegevens in te zien. Indien het door ons verstrekte overzicht onjuistheden bevat, kun je ons per email verzoeken de gegevens te wijzigen of binnen de grenzen die de overheid aan de bewaarplicht stelt, jouw gegevens te laten verwijderen. Daarnaast kun je ons per email op de hoogte stellen, indien je niet wilt worden benaderd met informatie over onze diensten. Email kan aan info[at]vivens.nl

Aanpassen privacy statement

Wij behouden ons het recht voor deze privacy statement aan te passen. Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd.

Je bent een sollicitant, medewerker, stagiair

Wat zijn persoonsgegevens?

Volgens de wet is dat alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon (de betrokkene). Dus bijvoorbeeld de combinatie van naam, geboortedatum, contactgegevens, pasfoto, camerabeelden en/of geluidopnamen zijn allemaal persoonsgegevens. Ook kent de wet bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden.

Wanneer mogen wij persoonsgegevens van jou verzamelen en verwerken?

Vivens Nederland heeft met jou een arbeidsovereenkomst, stage-overeenkomst, of overeenkomst van opdracht gesloten. Of je neemt deel aan een sollicitatieprocedure. Daarnaast dient Vivens Nederland aan wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals op grond van het Burgerlijk Wetboek of de Arbeidsomstandighedenwet. Ook jouw toestemming kan de basis zijn voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens.


Welke Persoonsgegevens verzamelen wij van jou?

  • Naam, voornamen, voorletters, geslacht, adres, geboortedatum, bsn-nummer, voor communicatie benodigde gegevens. Wanneer van toepassing: bankrekeningnummer, kopie identiteitsbewijs, personeelsnummer.
  • Diploma’s, getuigschriften, Verklaring Omtrent Gedrag.
  • CV, motivatiebrief, opleidingen, gegevens (bijvoorbeeld verslagen, elektronische communicatie berichten) over functioneren en beoordelingen.
  • Andere gegevens waarvan de verwerking wordt vereist met het oog op de toepassing van een andere wet. Of waarvoor je toestemming hebt gegeven.


Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?

  • Om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst, stage-overeenkomst, overeenkomst van opdracht, sollicitatieprocedure.
  • Voeren van salarisadministratie.
  • Voor het behandelen en onderzoeken van klachten, geschillen en incidenten.
  • Voor het voeren van de (medewerkers)administratie en bewaarplicht.
  • Voor het verwerken van sollicitaties.
  • Het nakomen van wettelijke verplichtingen.
  • Het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen.
  • Om met jou in contact te treden, te reageren op gestelde vragen, relevante informatie toe te sturen.
  • Voor het sturen van een kerstpakket of attentie.
  • Voor accountantscontroles.
  • De uitvoering van contractuele en wettelijke verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst.
  • De vaststelling, uitoefening of verdediging van de rechten van Vivens Nederland.
  • De uitvoering of toepassing van een enige wet.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Persoonsgegevens worden in de regel niet langer bewaard dan de wettelijke bewaartermijnen. Indien een wettelijke bewaartermijn ontbreekt, niet langer dan noodzakelijk.

Wie heeft er toegang tot jouw gegevens?

Alleen medewerkers die jouw gegevens echt nodig hebben voor hun werk mogen deze inzien en verwerken voor zover nodig.

Gegevens delen met andere organisaties

Vivens Nederland gebruikt jouw persoonsgegevens voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.  Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met andere organisaties. Denk hierbij aan de salarisadministratie, de boekhouder, de accountant, het pensioenfonds, het UWV en bedrijf medische (Arbodienst) en bedrijfsmaatschappelijke instanties waar Vivens Nederland mee samenwerkt. Er worden nooit meer gegevens gedeeld dan noodzakelijk.  Als een andere instantie persoonsgegevens verwerkt voor ons hebben wij met de andere partij een verwerkersovereenkomst getekend. Hierin staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen, mogen verwerken en hoe ze ermee om moeten gaan. Verder kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn te delen. Bijvoorbeeld de belastingdienst, het UWV, de Inspectie SZW of de inspectie gezondheidszorg en jeugd.

Je bent een zorgvrager of belangenbehartiger

Volgens de wet zijn persoonsgegevens: alle herleidbare informatie over een persoon. Je naam, geboortedatum, contactgegevens, pasfoto, camerabeelden en/of geluidopnamen zijn dus allemaal persoonsgegevens. De wet kent ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden.

Ik ben zorgvrager

Wat zijn persoonsgegevens?

Volgens de wet zijn persoonsgegevens: alle herleidbare informatie over een persoon. Je naam, geboortedatum, contactgegevens, pasfoto, camerabeelden en/of geluidopnamen zijn dus allemaal persoonsgegevens. De wet kent ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Bijvoorbeeld je medische gegevens. Of gegevens over het leven van iemand.

Wanneer mogen wij persoonsgegevens van jou verzamelen en verwerken?

Bij Vivens Nederland willen we dat je goed wordt ondersteund. Daarvoor hebben we jouw gegevens nodig. Wij hebben daarom een zorgverleningsovereenkomst met jou gesloten. Daarnaast moeten wij aan wettelijke verplichtingen voldoen. De wetten waar het over gaat zijn bijvoorbeeld: de Wet Maatschappelijke Ondersteuning, de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Ook als je toestemming hebt gegeven mogen wij jouw gegevens gebruiken. In het geval van levensbedreigende situaties mogen we ook jouw persoonsgegevens gebruiken.


Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?

  • achternaam, voornamen, voorletters, adres, geslacht, geboortedatum en BSN-nummer, Als het nodig is kennen wij ook jouw bankrekeningnummer en een administratienummer.
  • Gegevens over het verlenen van zorg. Denk hierbij aan: informatie over je gezondheid, de begeleidingsafspraken, de behandeling of medicijnen die je krijgt.
  • Gegevens die wij hebben gekregen van andere zorgverleners. Informatie over incidenten en gegevens over jouw belangenbehartiger(s).
  • Jouw huisarts en eventueel andere zorgverleners.
  • Andere gegevens die we nog niet hebben genoemd maar die nodig zijn voor de uitvoering van de ambulante begeleiding.

Waarom verwerken wij jouw gegevens?

  • Om jou de juiste zorg, begeleiding of ondersteuning te kunnen geven zoals we hebben afgesproken.
  • Om de kwaliteit van zorg te bewaken en verbeteren.
  • Om klachten en incidenten te kunnen onderzoeken en behandelen.
  • Om onze administratie op orde te hebben.
  • Om te kunnen berekenen wat jij moet betalen en om dit bedrag te innen.
  • Zodat wij kunnen reageren op jouw vragen of je iets kunnen vertellen.
  • Zodat we controles kunnen uitvoeren voor en door accountants, gemeenten en inspectiediensten van de overheid.
  • Wij moeten aan andere instanties kunnen laten zien dat wij ons houden aan gemaakte afspraken en regels. Denk hierbij aan de gemeente en het CAK.
  • Om onze rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. Bijvoorbeeld bij de klachtencommissie, een geschillencommissie of de rechter.
  • Uitvoering geven aan wetten en regels.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Als wij jou geen begeleiding meer geven, bewaren wij jouw gegevens niet langer dan nodig. Maar wij zijn wel verplicht jouw gegevens dan nog 5 jaar te bewaren.

Wie heeft er toegang tot jouw gegevens?

Alleen mensen die jouw gegevens echt nodig hebben. We zijn verplicht om een dossier aan te houden waar we al je gegevens in bewaren. Een uitgebreide uitleg over jouw dossier staat in het protocol cliëntendossier van Vivens Begeleiding.


Gegevens delen met andere organisaties

Het kan nodig zijn om jouw gegevens te delen met organisaties of hulpverleners die met ons samenwerken. Bijvoorbeeld de gemeente of jouw begeleiders indien zij als zzp’er werken. Er worden nooit meer gegevens gedeeld dan nodig is. Philadelphia houdt zich aan de wet. Informatie over jouw zorg wordt alleen gedeeld met hulpverleners die direct betrokken zijn bij jouw begeleiding. Als we informatie over jou delen met iemand anders, dan moet die ander een verwerkersovereenkomst met getekend hebben.  In deze overeenkomst staan de afspraken die we met die ander hebben gemaakt, zoals waarom ze deze gegevens ontvangen. En dat ze er goed op passen. En wat ze er wel en niet mee mogen doen.

In andere gevallen maken we duidelijke afspraken. Bijvoorbeeld met een gemeente over de gegevens die gedeeld worden. Verder kunnen sommige instanties informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn te delen. Bijvoorbeeld het CAK, SVB of de inspectie voor de gezondheidszorg en jeugd.

 

Ik ben belangenbehartiger

Wat zijn persoonsgegevens?

Volgens de wet is dat alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon (de betrokkene). Dus bijvoorbeeld de combinatie van  een naam, geboortedatum, contactgegevens, pasfoto, camerabeelden en/of geluidopnamen zijn allemaal persoonsgegevens. Ook kent de wet bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Bijvoorbeeld medische gegevens of gegevens over de levensgeschiedenis van een cliënt.

Wanneer mogen wij persoonsgegevens van jou verzamelen en verwerken?
Vivens Nederland heeft een zorgverleningsovereenkomst gesloten met een cliënt van wie je belangenbehartiger bent. Of je bent, op grond van het Burgerlijk Wetboek, aangesteld als curator, mentor en/of bewindvoerder. Daarnaast dient Vivens Nederland aan wettelijke verplichtingen te voldoen.  Ook jouw toestemming kan de basis zijn voor het verwerken van persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?

  • Naam, voornamen, voorletters, adres, geslacht en voor communicatie benodigde gegevens.
  • Relatie tot de cliënt (familie, sociaal netwerk, professioneel).
  • Beschikking kantonrechter in geval van curatele, bewind en/of mentorschap.
  • Andere gegevens waarvan de verwerking wordt vereist of noodzakelijk is met het oog op de uitvoering van de overeenkomst van zorgverlening, ondersteuning en begeleiding.
  • Bij de toepassing van wettelijke verplichtingen.
  • Of gegevens waarvoor je toestemming hebt gegeven.

Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?

  • Om uitvoering te geven aan de zorgverleningsovereenkomst;
  • Zodat wij klachten, geschillen en incidenten kunnen behandelen en onderzoeken.
  • Om met jou in contact te treden en te reageren op door jou gestelde vragen.
  • Om je te informeren over relevante informatie.
  • Voor de afhandeling van je aanvraag tot informatie.
  • De uitvoering van de contractuele en wettelijke verplichtingen volgend uit de zorgverleningsovereenkomst.
  • De vaststelling, de uitoefening of de verdediging van de rechten van Vivens Nederland. Bijvoorbeeld bij een klachtencommissie, een geschilleninstantie of de rechter.
  • De uitvoering of toepassing van enige wet.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Persoonsgegevens worden in de regel niet langer bewaard dan de wettelijke bewaartermijnen. De wettelijke bewaartermijn voor cliëntdossiers binnen de Wmo is 5 jaar na einde zorg. Als een wettelijke bewaartermijn ontbreekt, niet langer dan noodzakelijk.


Wie heeft er toegang tot jouw gegevens?

Alleen medewerkers die jouw gegevens echt nodig hebben voor hun werk hebben toegang tot persoonsgegevens en mogen deze inzien en verwerken voor zover nodig.

Gegevens delen met andere organisaties

Wij gebruiken persoonsgegevens voor onze bedrijfsvoering en zorgverlening aan zorgvragers. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met organisaties of hulpverleners die voor ons werkzaamheden verrichten of waarmee we samenwerken. Denk hierbij aan zzp’ers of aangesloten bedrijfsonderdelen omdat het voor hen van belang is om te weten dat er een belangenbehartiger is. Er worden nooit meer gegevens gedeeld dan noodzakelijk. Als een andere partij of instantie persoonsgegevens verwerkt voor ons, moet de andere partij een verwerkersovereenkomst getekend hebben. Hierin staat waarom ze deze gegevens ontvangen en mogen verwerken en hoe ze ermee om moeten gaan. In andere gevallen waarbij persoonsgegevens worden gedeeld -zoals de gemeente of een samenwerkingspartner- maken we afspraken in een convenant hoe wordt omgegaan met persoonsgegevens. Verder kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn te delen. Bijvoorbeeld het CAK, SVB, zorgkantoor, de gemeente of de inspectie voor de gezondheidszorg en jeugd.